Was bedeutet die E-Rechnung für Sie?
1. Empfang von E-Rechnungen (ab 01.01.2025)
Ab dem 1. Januar 2025 sind Sie verpflichtet, den Empfang von E-Rechnungen sicherzustellen. Dies kann beispielsweise durch die Einrichtung eines speziellen E-Mail-Postfachs erfolgen. Alternativ können Sie ein bestehendes Postfach nutzen.
2. Pflicht zum Versand von E-Rechnungen
- Bis 31.12.2026: Der Versand von E-Rechnungen ist optional und kann bereits freiwillig umgesetzt werden.
- Ab 2027: Der Versand von E-Rechnungen wird gestaffelt verpflichtend. Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr (2026) unter 800.000 € lag, können weiterhin auf die E-Rechnung verzichten, haben jedoch die Möglichkeit, diese freiwillig zu nutzen.
- Ab 01.01.2028: Der Versand von E-Rechnungen wird für alle Unternehmen verpflichtend.
- Dies betrifft auch Rechnungskorrekturen (Storno) und Gutschriften.
3. Format der E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei. Sie muss in einem maschinenlesbaren Format wie ZUGFeRD oder XRechnung vorliegen. Diese Formate enthalten neben der PDF-Darstellung alle notwendigen Daten für die digitale Verarbeitung.
4. Pflicht für Unternehmer aller Branchen
E-Rechnungen werden im B2B-Geschäft (Business-to-Business) verpflichtend. Dazu zählen auch:
- Kleinunternehmer
- Vermieter mit mehr als zwei Wohnungen
- Ärzte und Heilberufe
- Einzelhändler, Baumärkte und ähnliche Betriebe
5. Ausnahme für Kleinstrechnungen
Rechnungen unter 250 € dürfen weiterhin in der bisherigen Form ausgestellt werden.
6. Archivierungspflichten
- E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang unverändert und im Originalformat gespeichert werden.
- Eine Neuformatierung oder Änderung der Dateien ist unzulässig.
Unsere Empfehlungen
1. Einrichtung eines E-Mail-Postfachs für Rechnungen
Richten Sie ein separates Postfach für den Rechnungseingang ein, z. B. e-rechnung@ihre-domain.de. Dies erleichtert die Organisation und reduziert Fehlerquellen.
2. Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung
Seit dem 01.01.2017 sind Unternehmen verpflichtet, eine gesetzeskonforme Archivierung ihrer E-Mails sicherzustellen. Wenn Sie bisher noch keine entsprechende Lösung implementiert haben, sollten Sie dies umgehend nachholen, um rechtliche Risiken zu vermeiden.
Hinweis
Dieser Ratgeber dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Für spezifische rechtliche Fragen wenden Sie sich bitte an einen fachkundigen Berater oder Rechtsanwalt.
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt, auch in der Digitalisierung Ihres Unternehmens und bietet zahlreiche Vorteile wie Effizienzsteigerung und Kostensenkung. Zugleich ist es essenziell, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, um potenzielle rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung.
Ihr eg datasystems Team