Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung
Das Dokument stellt alle relevanten gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien zur Archivierung von E-Mails vor und bietet Unternehmen praktische Tipps, beispielsweise wie Konflikte mit datenschutzrechtlichen Vorschriften vermieden werden können.
Hier können Sie den kostenlosen Leitfaden herunterladen, Sie werden auf die Internetseiten von mailstore.com weitergeleitet.
Hintergrund
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.
Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Mit Hilfe von MailStore Server kann Ihr Unternehmen die gegebenen rechtlichen Risiken einfach und zuverlässig ausschließen.
Sicherheit durch regelmäßige Zertifizierungen
MailStore Server wird regelmäßig durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert. Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen. Die Zertifizierung berücksichtigt auch die in Österreich und der Schweiz geltenden Anforderungen.
Die offiziellen Bescheinigungen über die Prüfungsergebnisse stehen für alle veröffentlichten MailStore Server-Versionen unter Downloads und Ressourcen als PDF-Dateien bereit.
MailStore Server erfüllt die neuen GoBD
Das Bundesfinanzministerium hat am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Bei der Zertifizierung von MailStore Server 9 wurde bereits der Entwurf der GoBD vom April 2014 beachtet. Die in der endgültigen Fassung der GoBD vorgenommenen Änderungen gegenüber dem Entwurf vom April 2014 sind im Wesentlichen redaktioneller oder formaler Art. Weitere Details zu den GoBD finden Sie im MailStore-Blog.
Umfassendes Technologiekonzept
Vollständigkeit der Archivierung
MailStore Server ermöglicht die vollständige Archivierung aller E-Mails im Unternehmen. E-Mails können beispielsweise noch vor der Zustellung in die Postfächer der Mitarbeiter archiviert werden.
Originalgetreue Archivierung
Archivierte E-Mails stimmen in jeder Hinsicht mit dem Original überein und können bei Bedarf ohne Informationsverlust wieder aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden.
Manipulationssichere Speicherung
Durch Bildung von SHA-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails und eine interne AES256-Verschlüsselung schützt MailStore Server die archivierten Daten vor Manipulationen.
Aufbewahrungsfristen
Grundsätzlich kann kein Benutzer, solange dies nicht aktiv vom Administrator geändert wird, E-Mails aus dem Archiv löschen. Darüber hinaus können globale und über allen Benutzerrechten stehende Aufbewahrungsfristen definiert werden.
Legal Hold
Ist Legal Hold aktiviert, können ungeachtet aller anderen möglichen Konfigurationen wie der Benutzerrechte und der Aufbewahrungsfristen, keine E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden.
Protokollierung
MailStore Server protokolliert Änderungen und Ereignisse, die vom Administrator definiert werden können, über eine integrierte Auditing-Funktion lückenlos.
Auditor-Zugriff
Über einen speziellen Benutzertyp „Auditor“ kann für externe Prüfer der Zugriff auf das Archiv realisiert werden. Alle Aktionen dieses Benutzertyps werden grundsätzlich protokolliert.
Export
E-Mails können bei Bedarf aus dem Archiv heraus exportiert und in Standard-Dateiformaten zur Verfügung gestellt werden. Die exportierten E-Mails entsprechen in jeder Hinsicht dem Original.